Top
კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტი
საქმის წარმოების ინსტრუქცია

იხილეთ დოკუმენტის pdf-ვერსია

დანართი #1

დამტკიცებულია კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტის

კანცლერის 2014 წლის 4 აგვისტოს #01-84 ბრძანებით

 

 

კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტის

საქმის წარმოების ინტრუქცია

თავი I. ზოგადი დებულებანი

 

მუხლი 1. ზოგადი დებულებანი

1. წინამდებარე ინსტრუქცია შემუშავებულია ზოგადი ადმინისტრაციული კოდექსის, “ნორმატიუ­ლი აქტების შესახებ” საქართველოს კანონის საფუძველზე და განსაზღვ­რავს კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტის (შემდგომში ,,უნივერ­სიტეტი”) საქმისწარმოების ერთ­იან წესს.

2. ინსტრუქცია ითვალისწინებს საქმისწარმოების ცენტრალიზირებულ გაძღოლას.

3. მოცემული ინსტრუქციის დებულებანი ვრცელდება უნივერსიტეტის დოკუმენ­ტაციის ყველა სისტემაზე, მათ შორის კომპიუტერული ტექნიკის საშუალებით შექმნილ დოკუმენტაციაზე.

 

მუხლი 2. საქმის წარმოების ინსტრუქციის მიზანი და ამოცანა

1. საქმის წარმოების ძირითადი მიზანია საქმისწარმოებითი სამუშაოების ორგანიზაცია, კონტროლი, კოორდი­ნაცია და რეალიზაცია.    

2. საქმის წარმოებისას კანცელარია წყვეტს შემდეგ ამოცანებს:

ა) დოკუნმენტებზე მუშაობის ფორმებისა და მეთოდების სრულყოფა;

ბ) დოკუმენტბრუნვის მოწესრიგება, შემოსული და გასული კორესპონდენციის, მმართველობითი დოკუ­მენტების, ხელშეკრულებების აღრიცხვა არსებული და თანამედროვე ტექნოლოგიების გამოყენებით, დოკუმენტების მართვის, აღრიცხვის ერთიანი სისტემების დანერგვა და სრულყოფა;

გ) შემოსული და გასული კორესპონდენციების, უნივერსიტეტის რექტორისა და კანცლერის ბრძანებების, ხელშეკრუ­ლე­ბე­ბის (აკადემიური პერსონალი, მოწვეული პროფესორ მასწავლებლები, ადმინისტრაციული და დამხ­მარე პერსონალი), მართვის ორგანოების სხდომის ოქმების, სტრუქტურული ერთეულების სამართ­ლებრივი აქტების აღრიცხვა წარმოებს შესაბამის სარეგისტრაციო ჟურნალში დადგენილი წესით;

დ) დოკუმენტებზე მუშაობის ფორმებისა და მეთოდების სრულყოფა;

ე) თანამედროვე ტექნიკური საშუალებებით დოკუმენტური ინფორმაციის დასამუშავებლად საჭირო პირობების შექმნა;

ვ) საქმის წარმოების ერთიანი წესების და სხვა ნორმატივების შესაბამისად დოკუმენტებზე მუშაობის ორგანიზაცია, საინფორმაციო-სამუშაო სისტემის, შესრულების კონტროლისა და დოკუმენტების არქივში გადასაღებად მომზადება;

ზ) დოკუმენტების შედგენისა და გაფორმების ხარისხის ამაღლება;

თ) დო­კუმენტების  ელექტრონული ფორმით აღრიცხვა;

ი) დოკუმენტბრუნვის შემცირება, დოკუმენტების ფორმის უნიფიკაცია;

კ) დოკუმენტების აკინძვა;

ლ) არქივის წარმოების დებულების შესაბამისად დოკუმენტების განთავსება.

2. ინსტრუქციის ძირითადი მიზანია დოკუმენტბრუნვის მოწესრიგება, დოკუმენტების რაოდენობის შემცი­რება, მათი შედგენისა და გაფორმების ხარისხის ამაღლება, მათი აღრიცხვა, რეგისტრაცია და შესრულების კონტროლი, ერთიანი საინფორმაციო ბაზის შექმნა; თანამედროვე ტექნიკური საშუალებებით დოკუ­მენ­ტური ინფორმაციის დასამუშავებლად საჭირო პირობების შექმნა; მმართველობითი აპარატის მუშაობის ეფექტიანობის ამაღლება.

 

მუხლი 3. საქმის წარმოების ინსტრუქციის შემსრულებლები

1. შემსრულებლად ითვლება უნივერსიტეტის ყველა თანამშრომელი;

2. უნივერსიტეტის საქმისწარმოებას ახორციელებს პერსონალის მართვისა და საქმისწარმოების დეპარტამენტის უფროსი, რომელიც ხელმძღვანელობს კანცელარიის საქმიანობას;

3. შემსრულებელზე გადაცემული დოკუმენტის შენახვაზე და შესრულებაზე პასუხისმგებელი არიან შემსრულებლები.

4. დასაქმებულის სამსახურიდან გათავისუფლების ან სამუშაოდ სხვა ადგილას გადაყვანის შემთხ­ვევეში კანცელარია ადგენს საქმეებისა და საბუთების მიღება-ჩაბარების აქტს თუ ხელმძღვანელობის გადაწყვეტილებით სხვა რამ არ არის დადგენილი;

5. კანონმდებლობის შესაბამისად დასაქმებული ვალდებულია, როგორც სამსახურებრივი ურთი­ერთო­ბისას, ისე სამსახურიდან გათავისუფლების შემდეგ არ გაავრცელოს სახელმწიფო  და კომერ­ციული საიდუმლოება, სხვა პირთა ოჯახურ და პირად ცხოვრებასთან დაკავშირებული, აგრეთვე სხვა ინ­ფორ­მაცია, რაც მისთვის ცნობილი გახდა სამსახურებრივ მოვალეობათა შესრულებასთან დაკავ­შირებით.

 

თავი II. საქმის წარმოების ორგანიზება

მუხლი 4. კანცელარიის ფუნქციები

1. კანცელარია ახორციელებს შემდეგ ფუნქციებს:

ა) უნივერსიტეტში ერთიანი საქმისწარმოების უზრუნველყოფა;

ბ)  უნივერსიტეტის დოკუმენტების და ფორმების შემუშავება,  მათში ცვლილებების შეტანა;

გ) დოკუმენტების საექსპედიციო დამუშავება, რეგისტრაციისა და სააღრიცხვო-საცნობარო სამუშაოთა განხორციელება;

დ) კორესპონდენციის მიღება, რეგისტრირება, დამუშავება, სააღრიცხვო-საცნობარო სა­მუშაოთა შესრუ­ლება, დანიშნულებისამებრ გადაცემა და გაგზავნა;

ე) შემოსული დოკუმენტების დროული განხილვისა და კანცლერისათვის/რექტორისათვის მათი წარდგენის ორგანიზება. დოკუმენტების სწორად გაფორმების სისწორის კონტროლი;

ვ) შემოსული კორესპონდენციის განხილვა და ადრესატისათვის მისი წარდგენის ორგანიზაცია, ხელ­მოსაწერად წარსადგენი დოკუმენტების გაფორმების სისწორის კონტროლი;

ზ) დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობის კონტროლი, შესრულების პროცესის რეგულირება, შესრულების მიმ­დინარეობის და შედეგების ცნობების განზოგადება, ამ და სხვა საკითხვებზე ხელმძღვანელი პირების ინფორ­მირება;

თ) ასლების გადაღება;

ი) კორესპონდენციის დადგენილ ვადაში გაფორმების და დოკუმენტების კონტროლის ორგანიზაცია, შემსრულებ­ლებისათ­ვის მათი დროული მიწოდება დოკუმენტების შესრულების მიმდინარეობის კონტროლი და ანალიზი, შედეგების შესახებ ცნობების განზოგადება და ხელმძღვანელობის სისტემატური ინ­ფორმირება;

კ) კანცელარიის თანამშრომელთა კვალიფიკაციის ამაღლება, მათი სამუშაო პირობების ორგანიზაცია;

ლ) დოკუმენტებზე მუშაობის ტექნიკური უზრუნველყოფა - დაბეჭდვის, ასლის გადაღებისა და ოპე­რატიული გამრავლების ორგანიზება, დოკუმენტების ბლანკების შემუშავება;

მ) უნივერსიტეტის საქმეების ფორმირების, აკინძვის, საქმეთა შე­ნახვისა და დოკუმენტური ინფორმაციის ოპერატიულად გამოყენების უზრუნველყოფა;

ნ) მოქალაქეთა მიღება, შემოსულ წინადადებებზე, განცხადებებსა და საჩივრებზე მუშაობის ორგანიზება.

ო) ინფორმაციის გაცემა შემოსული დოკუმენტების შესრულებისა და გასული კორეს­პონდენციის დაგზავ­ნის მდგომარეობაზე;

14. კანცელარია ახორციელებს უნივერსიტეტის სტრუქტურულ ერთეულებში  ამ ინსტრუქციით დადგენილი საქმისწარმოების ორგანიზებასა და მონიტორინგს.

15. კანცელარია უზრუნველყოფს უნივერსიტეტის არქივის მუშაობის ორგანიზებას.

 

მუხლი 5. საქმის წარმოების დეპარტამენტის უფლებები და პასუხისმგებლობა

1. საქმისწარმოებისას უნივერსიტეტის კანცელარიას უფლება აქვს:

ა) მიიღოს ზომები და განახორციელოს კონტროლი დოკუმენტებზე მუშაობისას დადგენილი წესების დაცვის მიზნით;

ბ) გამოითხოვოს საქმის წარმოებისათვის საჭირო ცნობები;

გ) შემსრულებლებს დაუბრუნოს არასწორად ან არასრულყოფილად შესრულებული დოკუმენტები საბო­ლოო დამუშავებისათვის;

დ) კანცლერის/რექტორის დავალებით, დოკუმენტების პროექტების მომზადებისთვის მოიწვიოს სპეციალისტები;

ე) კომპეტენციის ფარგლებში მისცეს ვიზირება დოკუმენტებს;

ვ) დოკუმენტებზე დადგენილი მუშაობის წესების დარღვევის შემთხვევაში კანცლერს/რექტორს წარუდგინოს წინა­დადებები ადმინისტრაციული ზომების მისაღებად;

ზ) მონაწილეობა მიიღოს უნივერსიტეტის მიერ იმ საკითხების განხილვაში, რომლებიც ეხება კანცე­ლარიის მუშაობას, საქმის წარმოების წესებს.

2. საქმისწარმოების დეპარტამენტი პასუხისმგებელია:

ა) უნივერსიტეტში დოკუმენტებზე მუშაობის წესების შესრულების უზრუნველყოფაზე;

ბ) კანცლერის/რექტორის მითითებისა და დავალებების შესრულებაზე;

გ) საქმის წარმოების დეპარტამენტის გამართული მუშაობაზე.

 

თავი III. მოთხოვნები დოკუმენტისადმი

მუხლი 6. დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემები

1. უნივერსიტეტის საქმიანობა ხორციელდება ურთიერთდაკავშირებული მმართველობითი დოკუმენ­ტე­ბის უნიფიცირებული სისტემებით, რომელიც გამოიყენება როგორც კომპიუტერული ტექნიკით სარგებლობის პირობებში, ისე ინფორმაციის ტრადიციული მეთოდებით დამუშავებისას.

2. დოკუმენტაციის უნიფიცირებული სისტემები შეიცავენ:

  •   სახელმწიფო სტანდარტებს, რომლებიც გამოიყენება მართვის ყველა დონეზე;
  •   ნორმატიულ დოკუმენტებს, რომლებიც სავალდებულოა შესასრულებლად ყველა სტრუქტურული ერთეულებისათვის;
  •   დოკუმენტების უნიფიცირებულ ფორმებს.

3. კომპიუტერული ტექნიკის ეფექტიანი გამოყენების მიზნით დგინდება დოკუმენტებისა და მათი რეკვი­ზი­ტების გაფორმების ერთიანი წესები. ხორციელდება დოკუმენტების შემადგენლობისა და ფორმების, აგ­რეთვე დოკუმენტებზე მუშაობის უნიფიკაცია.

4. დოკუმენტები დასახელების, ფორმებისა და რეკვიზიტების შემადგენლობის მიხედვით უნდა შეესაბა­მე­ბოდეს დოკუმენტაციის უნიფიცირებულ სისტემებს, საქმისწარმოების ერთიანი წესების მოთხოვნებს, უნივერსიტეტის წესდებას და დოკუმენტირების წესების შემცველ სხვა ნორმატიულ აქტებს.

5. მნიშვნელოვანი საკითხების, ძირითადი და ოპერატიული ამოცანების გადაწყვეტის მიზნით უნივერსიტეტი იღებს ან გამოსცემს სხვადასხვა სახის განკარგულებით დოკუმენტებს (ბრძანება, დადგენილება და სხვა.)

 

მუხლი 7.  მოთხოვნები დოკუმენტის ტექსტისადმი

1. დოკუმენტის ტექსტი უნდა მოიცავდეს ნათლად, დამაჯერებლად და მოკლედ  გადმოცემულ უტყუარ და არგუმენტირებულ ინფორმაციას, რომლის შინაარსიც უნდა უკავშირდებოდეს მოცემულ სა­კითხზე ადრე გამოცემულ დოკუმენტებს.

2. დოკუმენტის ტექსტი ფორმდება გამართული ტექსტის, ანკეტის, ცხრილის ან ამ   ფორმების შეერ­თების სახით.

2.1. დოკუმენტების ერთიანი გამართული ტექსტი მოიცავს გრამატიკულად და   ლექსიკურად შე­თანხმებულ ინფორმაციას მმართველობითი მოქმედებების შესახებ და გამოიყენება წესების, დებულებების, წერილების, განკარგულებითი დოკუმენტების შედგენის დროს. ერთიანი გამარ­თული ტექსტი შეიძლება შედგეს შაბლონის საფუძველზე, რომელიც მოიცავს ინფორმაციას და თავისუფალ ადგილებს ცვალებადი ინფორმაციის შესატანად.

2.2. ანკეტის ფორმა გამოიყენება ციფრობრივი ან სიტყვიერი ინფორმაციის გადმოცემის დროს ერთი ობიექტის შესახებ გარკვეული ნიშნების მიხედვით. ობიექტის ნიშნების დასახელება და მათი დახასიათება გადმოიცემა არსებითი სახელით სახელობით ბრუნვაში. მაჩვენებლები შესაძლე­ბელია გადმოიცეს ციფრებით. ანკეტის სახით ტექსტის შედგენა გამოიყენება საორგანიზაციო-განკარგულებით, საფინანსო, საგეგმო და სხვა დოკუმენტებში.

2.3. ცხრილის ფორმა გამოიყენება ციფრობრივი და/ან სიტყვიერი ინფორმაციის გადმოცემისას რამოდენიმე ობიექტის შესახებ რიგითი ნიშნების მიხედვით. ცხრილიანი ტექსტი გამოიყენება საგეგმო, სტატისტიკური, საფინანსო, საბუღალტრო, საორგანიზაციო-განკარგულებით და სხვა დოკუმენტებში. ცხრილებს აქვს ტექსტის დანაწევრების ორი დონე: შვეული (ვერტიკალური)  - გრაფებისა და თარაზული (ჰორიზონტალური) - სტრიქონებისათვის. თუ ცხრილი იბეჭდება ორ ან მეტ გვერდზე, ცხრილების გრაფებისა და სტრიქონების სათაურებსა და ქვესათაურებში გამოიყენება მხოლოდ საყოველთაოდ მიღებული შემოკლებები და პირობითი აღნიშვნები.

2.4. ცხრილებსა და ანკეტებში, რომლებიც განკუთვნილია კომპიუტერული ტექნიკით დასამუშა­ვებლად, ობიექტებს, ნიშნებსა და მათ მაჩვენებლებს საჭიროების შემთხვევაში ტექნიკურ-ეკონომიკური ინფორმაციის კლასიფიკატორების მიხედვით მიეცემა კოდები.

3. განკარგულებით დოკუმენტებში, რომლებიც გამოიცემა ერთმმართველობის პრინციპით (ბრძანება, განკარგულება) ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მხოლობითი რიცხვის პირველი პირი (ვბრძანებ, მო­ვითხოვ), ხოლო ხელმძღვანელობისადმი მიმართულ დოკუმენტებში (განცხადება, მოხსენებითი ბარათი, ახსნა-განმარტებითი ბარათი) მრავლობითი რიცხვის პირველი პირი (გთავაზობთ, გთხოვთ). უნივერსიტეტის განკარგულებით დოკუმენტებში, რომლებიც გამოიცემა კოლეგიური პრინციპით (დად­გენილება, გადაწყვეტილება), ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მხოლობითი რიცხვის მესამე პირი (ადგენს, გადაწყვეტს).

4. ერთობლივი განკარგულებით დოკუმენტების (ბრძანება, გადაწყვეტილება, დადგენილება) ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მრავლობითი რიცხვის პირველი პირი (ვბრძანებთ, გადავწყვიტეთ, გთავა­ზობთ).
5. ოქმების ტექსტის შედგენისას გამოიყენება მესამე პირის მრავლობითი რიცხვი (მოისმინეს, აზრი გამოთქვეს, გადაწყვიტეს), გამომსვლელთა ტექსტის შინაარსი გადმოიცემა მესამე პირით მხოლობით რიცხვში.
6. უფლებები და მოვალეობები განმსაზღვრელ დოკუმენტებში (დებულება, წესდება, ინსტრუქცია, წესები და სხვა), რომლებშიც აღწერენ, ადასტურებენ ფაქტებს, მოვლენებს, იძლევიან უნივერსიტეტის საქმიანობის შეფასებას (აქტი, დასკვნა, ცნობა, ანგარიში და სხვა), ტექსტის გადმოცემისას გამოიყენება მესამე პირის მხოლობითი ან მრავლობითი რიცხვი (სამსახურის უფროსსუფლება აქვს; კომისიამ დაად­გინა; უნივერსიტეტმა შეიმუშავა, კომისიის შემადგენლობაში შედიან და სხვა).

7. მიმოწერის ტექსტის შედგენისას გამოიყენება პირველი პირის მრავლობითი რიცხვი (მიზანშეწო­ნილად მიგვაჩნია, გიგზავნით დასკვნას).

8. მმართველობითი დოკუმენტის პროექტი უნდა შეუთანხმდეს შემსრულებლებს (ტექსტის ავტორი), დაინტერესებული სტრუქტურული ქვედანაყოფების ან სხვა დაწესებულებების ხელმძღვანელებს.
მმართველობით დოკუმენტს ხელს აწერს ადმინისტრაციის ხელმძღვანელი ან რექტორი კომპეტენციის შესაბამისად, რომელიც დადგენილია სამართლებრივი აქტებით უნი­ვერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფების დებულებით და წესდებით; თანამდებობრივი ინსტ­რუქცია, ბრძანება მოვალეობების განაწილების შესახებ).

9. ორი ან მეტი ხელმოწერა დაისმება იმ შემთხვევაში, როდესაც დოკუმენტის შინაარსისათვის პასუ­ხისმგებელია თანამდებობის რამოდენიმე პირი. ფულადი, მატერიალური და საკრედიტო ხასიათის დოკუმენტებს, რომლებიც წარმოადგენენ საფუძველს ფულის, სასაქონლო-მატერიალური და სხვა ფასეულობათა მიღებისა და გაცემისათვის, აგრეთვე რომლებიც ცვლიან საკრედიტო და საანგარიშო ვალდებულებებს სხვა დაწესებულებებთან, ხელს აწერენ უნივერსიტეტის კანცლერი და საფინანსო დეპარტამენტის უფროსი.

10. დასამტკიცებელ დოკუმენტებს (ინსტრუქციებს. დებულებებს, წესდებებს და სხვა) ხელს აწერს მათი მომზადებისათვის პასუხისმგებელი პირი.

11. მოხსენებებს, მოხსენებით ბარათებს, ცნობებს და სხვა საინფორმაციო, საცნობარო და ანალიტიკური ხასიათის დოკუმენტებს ხელი შეიძლება მოაწეროს შემსრულებელმა, თუ მათში გადასაწყვეტი სა­კით­ხები არ სცილდება თანამდებობრივი ინსტრუქციით დადგენილ მის უფლებებს და კომპეტენ­ციებს.

 

მუხლი 8.  დოკუმენტის მომზადება და გაფორმება

1. სამსახურებრივი დოკუმენტი ფორმდება შემდეგი სტანდარტით:

ა) ტექსტი აკრეფილი უნდა იყოს A4 ზომის სტანდარტულ ფურცელზე;

ბ) შრიფტის სახე - Sylfaen;

გ) ტექსტის შრიფტის ზომა - 12;

დ) სტრიქონებს შორის მანძილი - single;

ე) სტრიქონებს შორის დაშორება - 0;

ვ) ფურცლის გვერდზე ტექსტის მინდორი: მარცხნიდან - 25 მმ, მარჯვნიდან - 20 მმ, ზემოდან - 20 მმ, ქვემოდან - 20 მმ; ბლანკის ქვემოთ ტექსტის დაშორება 15/20 მმ;

ზ) საზღვრების სისწორე - Justified.

2.  ბლანკზე იბეჭდება დოკუმენტი, რომელიც ეგზავნება სხვადასხვა  დაწესებულებას და  ორგანიზაციას. ბლანკები არ გამოიყენება დოკუმენტების პირველი (საწყისი) ვარი­ანტების მომზადების დროს და საქმეში ჩაკერებული სამსახურებრივი წერილების ასლებისათვის (ქსერო­ასლების გარდა).

3. დოკუმენტს ხელს აწერს უნივერსიტეტის თანამდებობის პირი თავის კომპეტენციაში შემავალი საკითხების შესაბამისად. უნივერსიტეტის ბლანკზე ისმება რექტორისა და ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის ხელმოწერა.

4. უნივერსიტეტის უნომრო ბლანკი შეიძლება გამოყენებულ იქნას სტუდენტის წერილობითი დახასიათებისათვის ან მიმართვებისათვის, რომელსაც ხელს აწერს ფაკულტეტის დეკანი.

5. ამა თუ იმ დოკუმენტზე ხელის მოწერის დროს გარკვევით უნდა იყოს აღნიშნული პირის გვარი და თანამდებობა. აკრძალულია ირიბი ხაზის გასმა თანამდებობის დასახელებასთან ან სხვა მონიშვნის გაკეთება. ხელმოწერილ დოკუმენტში შესწორებებისა და დამატებების შეტანა არ შეიძლება.
ხელის მოსაწერად წარდგენილი დოკუმენტის ვიზირებას ახდენენ შემსრულებელი და ის პირები, რომლებიც პასუხს აგებენ დოკუმენტის მომზადებაზე, ან თანამდებობის პირი, რომელთანაც მოხდა შეთანხმება.

6. ვიზირება. ვიზა მოიცავს პირად ხელმოწერას (გვარის გაშიფვრით) და თარიღს, ხოლო აუცი­ლებლობის შემთხვევაში - ვიზის მიცემის თანამდებობის მითითებას. ვიზა კეთდება: განმკარ­გულებელ დოკუმენ­ტებზე პირველი ეგზემპლარის (დედნის) უკანა გვერდზე ქვედა ნაწილში, ხოლო წერილებზე - ბოლო გვერდის უკანა გვერდის ქვედა ნაწილში. დოკუმენტის პროექტის მომზადების დროს უთანხმოების შემთხვევაში მას თან ერთვის შენიშვნები იმ პირთა აზრის გათვალისწინებით, რომლებთანაც ხდებოდა შეთანხმება. თუ პროექტის შეთანხმებისას მასში არსებითი შესწორებები შევიდა, ვიზირება უნდა მოხდეს ხელახლა. უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფის დო­კუ­მენტის პროექტის ვიზირებას ახდენს ამ ქვედანაყოფის ხელმძღვანელი ან იურისტი.

5. სამსახურებრივი დოკუმენტის შინაარსი უნდა იყოს მოკლე, გასაგები და დასაბუთებული, უზრუნ­ველყოფდეს მასში არსებული ინფორმაციის სიზუსტეს.

6. დოკუმენტზე (წერილზე) აუცილებლად უნდა მიეთითოს თარიღი. დოკუმენტის მიღების თარიღად ითვლება მისი ხელმოწერის თარიღი, ხოლო კოლეგიურად მიღებული დოკუმენტისა - მიღების თარიღი. დამტკიცებული დოკუმენტის თარიღად ითვლება მისი დამტკიცების დღე. თარიღი ისმება სამი წყვილი არაბული ციფრით, რომლებიც გამოყოფილია წერტილებით, შემდეგი თანმიმდევრობით: რიცხვი, თვე, წელი (15.03.14) ან სიტყვიერად და ციფრით და რიცხვით (15 მარტი, 2014 წელი).

7. დასამტკიცებელ დოკუმენტზე დამტკიცების გრიფი ისმება პირველი ფურცლის ზედა მარჯვენა კუთხეში. თუ დოკუმენტს ამტკიცებს თანამდებობის პირი, მისი დამტკიცების გრიფი შედგება შემდეგი ელემენტებისაგან: სიტყვა ”ვამტკიცებ”, თანამდებობა, ხელმოწერა, დაბეჭდილი ინიციალები და გვარი იმ პირისა, რომელმაც დაამტკიცა დოკუმენტი, დამტკიცების თარიღი.

8. თუ დოკუმენტი მტკიცდება განმკარგულებითი აქტით, დამტკიცების გრიფი შეიცავს სიტყვას ”დამტკიცე­ბულია (დამტკიცდა)”, რომელიც ყოველმხრივ უნდა შეესაბამებოდეს დამტკიცებული დო­კუმენტის სათა­ურს, განმკარგულებელი დოკუმენტის დასახელებას, თარიღს და ნომერს.

9. დოკუმენტი, რომელიც შედგება ორი ან მეტი ფურცლისაგან, უნდა დაინომროს. ნომერი ისმება არა­ბული ციფრებით დოკუმენტის ფურცლის ზედა ან ქვედა მინდვრის შუაში.

10. დაუშვებელია მიმოწერა იმ საკითხებთან დაკავშირებით, რომლებიც შეიძლება გადაწყდეს ოპერა­ტიული წესით და არ ითხოვს დოკუმენტურ გაფორმებას.

 

მუხლი 9.  დოკუმენტების დანართები

თუ დოკუმენტში დასახელებულია დანართები, ისინი ჩამოითვლება დოკუმენტის ტექსტის ბოლოში (ქვემოთ), შემდეგი ფორმით: ”დანართი: .... ფ. (ფურცელზე), .... ეგზ. (ეგზემპლიარად)”. თუ დანართების დასახელება დოკუმენტში არ არის აღნიშნული, დანართები ჩამოითვლება იმავე ფორმით, მხოლოდ მათი სა­თაურების მითითებით.  თუ დოკუმენტს ახლავს რამდენიმე დანართი, მათზე დაისმება რიგითი ნომ­რები: დანართი 1, დანართი 2 და ა.შ. თუ დანართი არ იგზავნება დოკუმენტში მითითებულ ყველა მისამართზე, აღნიშვნა დანართის არსებობის შესახებ ფორმდება  შემდეგი სახით: დანართი: 5 ფურც. 2 ეგზ. პირველი მისამართით. თუ დანართი აკინძულია, ფურცლების რაოდენობა არ მიეთითება.

მუხლი 10.  დოკუმენტზე რეზოლუციის გაფორმება

1. დოკუმენტის მარცხენა ზედა კუთხეში წაეწერება  ადმინისტრაციის ხელმძღვანელის/რექტორის ან სხვა სტრუქტურული ერთეულების ხელმძღვანელების რეზოლუცია. რეზოლუცია შეიცავს შემსრულებლის გვარს, დავალებების ტექსტს, ცალკეულ შემთხვევაში შესრულების ვადას, ხელმოწერას და თარიღს.

2. რეზოლუციას აფორმებს და რეგისტრაციაში ატარებს კანცელარიის საქმიანობაზე პასუხისმგებელი პირი.

მუხლი 11.  უნივერსიტეტის ბეჭედი

1. უნივერსიტეტში არსებული საიდენტიფიკაციო ნომრიანი ბეჭედი ინახება კანცლერთან, ან მასთან შეთანხმებით კანცელარიაში.

2. უნივერსიტეტის ბეჭედი გამოიყენება დოკუმენტზე ხელმოწერის უტყუარობის ან დოკუმენტის დედ­ნისა და ასლების შესაბამისობის დასადასტურებლად.

3. ბეჭედი ისმება დოკუმენტის გარკვეულ ადგილზე, სადაც ის უნდა შეეხოს თანამდებობის პირის, კონკრეტულ შემთხვევაში - ხელმოწერის თანამდებობის დასახელების ნაწილს.  შტამპები გამოიყენება დოკუმენტების მიღების, რეგისტრაციისა და შესრულების შესახებ ნიშნის დასასმელად, ასევე სხვა საცნობარო ხასიათის მნიშვნელობისათვის.

მუხლი 12.  უნივერსიტეტის რექტორის ფაქსიმილეს გამოყენების წესი

1. ფაქსიმილეს გამოყენების მიზანია რექტორის მიერ მასზე დაკისრებულ მოვალეობათა შესრულების შეუძლებლობის შემთხვევაში რექტორის ნების გამოვლენის დადასტურება.

2. ფაქსიმილეს გამოყენება შესაძლებელია ხელმოსაწერ დოკუმენტთა სიმრავლის შემთხვევაშიც.

3. დაუშვებელია ფაქსიმილეს გამოყენება უნივერსიტეტის რექტორის ბრძანებებზე,  ხელშეკრულებებზე და წერილებზე.

4. ფაქსიმილეს გამოყენების უფლებამოსილების მქონე პირი ფაქსიმილეს იყენებს უნივერსიტეტის რექ­ტორის  თანხმობის (ზეპირი) შემთხვევაში.

 

მუხლი 13.  დოკუმენტების ასლის გადაღების წესი

1. დოკუმენტის ასლის დამოწმება ხორციელდება მისთვის იურიდიული ძალის მისაცემად.

2. დაწესებულებას შეუძლია გასცეს მხოლოდ იმ დოკუმენტების ასლები, რომლებიც მის მიერაა შექმნილი.

3. იმ საკითხების გადაწყვეტისას, რომლებიც ეხება მოქალაქეთა სამუშაოზე, სასწავლებლებში მიღებას, მათი შრომითი, საბინაო და სხვა უფლებების დაკმაყოფილებას, პირადი საქმეების შედგენისას და­წესებულებას შეუძლია მოქმედი კანონმდებლობის შესაბამისად დაამზადოს იმ დოკუმენტების ას­ლები, რომლებიც გაცემულია სხვა დაწესებულებების მიერ და აუცილებელია შესაბამისი სა­კითხების გადასაწყვეტად (დიპლომების, განათლების მიღების დამადასტურებელი მოწმობების და ა.შ ასლები).

4. ასლების გაფორმებისას, რომლებიც ეხება მოქალაქეთა უფლებებსა და ინტერესებს, დოკუმენტზე, რომლიდანაც გადაღებულია ასლი, კეთდება აღნიშვნა ვის და როდის გადაეცა იგი, ხოლო თვით ასლზე აღინიშნება, რომ დედანი ინახება ამ დაწესებულებაში.

5. დოკუმენტიდან ასლის გადაღება წარმოებს ხელნაწერი, მანქანაზე ბეჭდვის ან ოპერატიული სტამბური წესით. ხელნაწერი და მანქანაზე ბეჭდვის წესით ასლის მომზადებისას დოკუმენტის ტექსტი გადაიბეჭდება მთლიანად ბლანკის ელემენტების ჩათვლით.

6. ასლი დამოწმებულ უნდა იქნეს თანამდებობის პირის მიერ, რომელიც ადასტურებს მის სრულ შე­საბამისობას დედანთან. მაგალითად: „ასლი დედანთან სწორია.  კანცელარიის უფროსი მ. მარტიაშვილი.  01.01.2014.”

7. გასული დოკუმენტების ასლებზე, რომლებიც საქმეში თავსდება, აუცილებელი არ არის მიეთითოს დამოწმების თარიღი და ასლის დამმოწმებელი პირის თანამდებობა.

8. დოკუმენტის ასლის სხვა დაწესებულებებში გადაგზავნის ან ხელზე გადაცემისას დამამოწმებელი ხელმოწერა დასტურდება ბეჭდით.

თავი IV. მმართველობითი დოკუმენტები (ნორმატიული აქტები, ბრძანებები),
სხდომების აქტები და სხვა დოკუმენტები

მუხლი 14.  ბრძანება

1. ბრძანების პროექტი. უნივერსიტეტის დებულებით განსაზღვრული საკითხების შესახებ გამოიცემა რექტორისა და კანცლერის ბრძანებები. კანცლერისა და რექტორის ბრძანებების პროექტს ვიზას აძლევს თანამდებობის პირი, რომელმაც მოამზადა დოკუმენტი. რექტორის მიერ ხელმოწერილ ბრძანებებს რეგისტრაციაში ატარებს, აღრიცხავს, გზავნის და მათ დედნებს ინახავს უნივერსიტეტის იურიდიული სამსახურის უფროსი. პროექტებს სტრუქ­ტუ­რული ქვედანაყოფებთან შეთანხმებით, კანცლერის/რექტორის დავალებით ან საკუთარი ინიციატივით შეიმუშავებს იურიდიული სამსახურის უფროსი.

1.1. ბრძანების  პროექტის მომზადებაზე პასუხისმგებელი პირი უზრუნველყოფს:

  • პროექტის მომზადებას;
  • სხვა ბრძანებებში იმ ცვლილებებისა და\ან დამატებების შეტანის შესახებ დოკუმენტის პროექტის მომზადებას, რასაც გამოიწვევს წარდგენილი პროექტის მიღება  (გამოცემა);
  • ამ ინსტრუქციითა და მოქმედი კანონდებლობით გათვალისწინებულ სხვა უფლებამო­სი­ლებას, რაც საჭიროა მმართველობითი დოკუმენტების სათანადო წესით მომზადებისათვის.

1.2. პროექტის მომზადებისას პროექტს უნდა ახლდეს დოკუმენტი (მიმართვა, განცხადება, დავალება, ნორმატიული აქტი, კანონი, ასეთის არსებობის შემთხვევაში), რომლის საფუძველზეც მზადდება აღნიშნული პროექტი.

  • იურიდიული სამსახურის უფროსი ბრძანების პროექტს ხელმოსაწერად გადასცემს კანცლერს/რექტორს.
  • ბრძანებაზე ხელმოწერის შემდეგ კანცელარია უზრუნველყოფს ბეჭედის დასმას და დოკუმენტის ასლების შემსრულებლებისათვის გა­დაცემას;
  • დოკუმენტების შემსრულებლებზე გადაცემა ფიქსირდება მმართველობითი დოკუმენტების სარე­გისტრაციო ჟურნალში მიმღების ხელმოწერით;
  • ბრძანების პირველი პირი ინახება კანცელარიაში;

2. ბრძანების ტექსტი. ბრძანების ტექსტი შედგება საკონსტატაციო და განკარგულებითი ნაწილისაგან. საკონსტატაციო ნაწილში გადმოიცემა მმართველობის მოქმედებათა მიზნები და ამო­ცანები. თუ ბრძანების გადმოცემის საფუძველს წარ­მოადგენს საკანონმდებლო, სხვა სამართ­ლებრივი აქტი ან ზემდგომი დაწესებულების დავალება, სა­კონსტატაციო ნაწილში მიეთითება მისი სახეობა, თა­რიღი, ნომერი, სათაური და გადმოიცემა იმ ნაწილის შინაარსი, რომელიც უშუალოდ ეხება უნივერ­სიტეტს. განკარგულებითი ნაწილი იწყება სიტყვით ”ვბრძანებ”. ბრძანების განკარგულებითი ნაწილის პუნქტებში მიეთითება შემსრულებლები, კონკრეტული მოქმედებები და შესრულების ვადები. თუ ბრძანება ავსებს, აუქმებს ან ცვლის ადრე გამოცემულ ბრძანებებს ან მათ ცალკეულ პუნქტებს, ეს აღი­ნიშნება ბრძანების ტექსტში. განკარ­გულებითი ნაწილის ბოლო პუნქტებში მიეთითება თანამდებობის პირი, რომელსაც ევალება ბრძა­ნების შესრულების კონტროლი.

2.1. მმართველობითი დოკუმენტი, რომელიც მიზანშეწონილია განთავსდეს უნივერსიტეტის ვებ-გვერდზე, მისი პროექტის მომზადებისას უნდა დაემატოს პუნქტი მმართველობითი დოკუმენტის ვებ-გვერდზე განთავსების შესახებ;

2.2. მმართველობითი დოკუმენტის ბოლო პუნქტად საჭიროების შემთხვევაში მიეთითება დოკუ­მენტის შესრულებაზე პასუხისმგებელი პირი.

3. ბრძანების ხელმოწერა. ბრძა­ნებას ხელს აწერს უნივერსიტეტის კანცლერი/რექტორი. ბრძანებები ინომრება რიგითი ნომრებით კალენდარული წლის ფარგლებში.

4. ბრძანება რეგისტრაცია და აღრიცხვა.      უნივერსიტეტის კანცლერისა და რექტორის ბრძანებების რეგისტრაცია და აღრიცხვა წარმოებს, შესაბამისად, უნივერსიტეტის კანცლერის ბრძანებების აღრიცხვის ჟურნალში და უნივერსიტეტის რექტორის ბრძანებების აღრიცხვის ჟურნალში. ბრძანებას ხელმოწერისთანავე დაესმება უნივერსიტეტის ბეჭედი. ბრძანების სარეგისტრაციო ნომერი მოიცავს ციფრთა ერთობლიობას, რომელიც აღნიშნავს ერთი კალენდარული ან სასწავლო წლის განმავლობაში გა­მოცემულ ბრძანებათა რიგითობას. კანცლერის ბრძანება გამოიცემა ინდექსით „01“, ხოლო რექტორის ბრძანება - „02“. ბრძანებები გამოცემის თარიღისა და სარეგისტრაციო ნომრის რი­გითობის შესაბამისად თავსდება ბრძანებებისათვის განკუთვნილ შესაბამის ტომში. ბრძანება რეგისტ­რაციაში ტარდება სპეციალურად დამტკიცებულ ჟურნალში; სარეგისტრაციო ჟურნალში ფიქსირდება:

  •                 დოკუმენტის ნომერი;
  •                 დოკუმენტის  მიღების თარიღი;
  •                 დოკუმენტის სათაური;
  •                 შემსრულებლის (მიმღების) ხელმოწერა;

მმართველობითი დოკუმენტის (ბრძანების) რეგისტრაცია ხდება სარეგისტრაციო ჟურნალში რიგითი ნომრის მიხედვით.

 

მუხლი 15.  ოქმი

1. ოქმის გაფორმების წესი. კოლეგიური ორგანოების, თათბირების, კონფერენციების სხდომებზე სა­კითხთა განხილვისა და გადაწყვე­ტილებათა მიღების მიმდინარეობა ფიქსირდება  ოქმებში. ოქმები ფორმდება სხდომების მიმდინარეობის ჩანაწერის, სტენოგრამებისა და  სხვა გამოსვლების საფუძ­ველზე, რომლებიც მომზადდა სხდომებისათვის (მოხსენებების, გამოსვლების ტექსტები, ცნობები, დადგენილებების ან  გადაწყვეტილებების პროექტები, დღის წესრიგი, მოწვეულთა სია და სხვა).

2. ოქმის ტექსტი. ოქმის ტექსტი შედგება შესავალი და ძირითადი ნაწილებისაგან. შესავალ ნაწილში შეივსება შემდეგი რეკვიზიტები: თავმჯდომარე, მდივანი, ესწრებოდნენ; დღის წესრიგი. ოქმის ძი­რი­თადი ნაწილი შედგება განაყოფებისაგან, რომლებიც შეესაბამება დღის  წესრიგის პუნქტებს. თი­თოეული განაყოფის ტექსტი აიგება შემდეგი სქემის მიხედვით: მოისმინეს, აზრი გამოთქვეს, დაად­გინეს (გადაწყვეტილება) იბეჭდება მთლიანად. დადგენილების ტექსტი აიგება ბრძანების ტექსტის ანალოგიურად. კოლეგიური ორგანოს მიერ დამტკიცებული დოკუმენტი     ერთვის ოქმს. განსაკუთ­რებული აზრის შინაარსი ოქმში ჩაიწერება შესაბამისი საოქმო გადაწყვეტილების შემდეგ. თუ სხდომის მიმდინარეობა სტენოგრაფირდება, სტენოგრამის ტექსტი ამოიშიფრება, იბეჭდება, მოწმდება და ინა­ხება ოქმთან ერთად.   განსაკუთრებულ შემთხვევაში გამომსვლელებმა ვიზით უნდა დაადასტურონ თავისი გამოსვლის სტენოგრამა.

3. ოქმების აღრიცხვა საერთო წესი. ოქმები ინომრება რიგითი ნომრებით კალენდარული წლის ფარგ­ლებში. ერ­თობლივი სხდომების ოქმებს უნდა ჰქონდეს შემადგენელი ნომრები, რომლებიც მოიცავენ კოლეგიუ­რი ორგანოს მუშაობის მონაწილე დაწესებულებების ოქმების რიგით ნომრებს.

4.             მართვის ორგანოების (დამფუძნებელთა საბჭო, აკადემიური საბჭო, და სხვ.) სხდომის ოქმების რეგისტრაციისა და აღრიცხვის წესი:

4.1. სხდომებზე საკითხთა განხილვისა და გადაწყვეტილებათა მიღების მიმდი­ნარეობა ფიქსირდება ოქმებში;

4.2. ოქმები ფორმდება სხდომების მიმდინარეობის ჩანაწერის, სტენოგრამებისა და სხვა მასალების საფუძველზე, რომლებიც მომზადდა სხდომებისათვის (მოხსენებების, გამოსვლების ტექსტები, ცნო­ბები,  დღის წესრიგი, მოწვეულთა სია და სხვ.);

4.3. ოქმების გაფორმებას უზრუნველყოფს მდივანი;

4.4. სხდომის ოქმზე ხელს აწერს თავმჯდომარე და სხდომის მდივანი;

4.5. მართვის ორგანოების (პარტნიორთა კრება, აკადემიური საბჭო და სხვა) სხდომის ოქმებს დაესმება თარიღი ციფრობრივი წესით, სადაც აღინიშნება კალენდარული წელი, თვის რიცხვი და სხდომის ოქმის ნომერი რიგითობის მიხედვით.

4.6. ოქმები ინომრება რიგითი ნომრებით კალენდარული წლის ფარგლებში;

4.7. ოქმების პირველი პირი ინახება კანცელარიაში.

5. ხელშეკრულებების (აკადემიური პერსონალი, მოწვეული პროფესორ-მასწავლებლები და სხვა) რეგისტრაციისა და აღრიცხვის წესი

5.1. ხელშეკრულებების (აკადემიური პერსონალი, მოწვეული პროფესორ მასწავლებლები, და სხვა) რე­გისტრაცია და აღრიცხვა წარმოებს ხელშეკრულებების (აკადემიური პერსონალი, მოწვეული პროფე­სორ მასწავლებლები, ადმინისტრაციული და დამხმარე პერსონალი და სხვა) რეგისტრაციისა და აღ­რიცხვის ჟურნალში.

5.2. უნივერსიტეტის მიერ დადებულ ხელშეკრულებებს დაესმება უნივერსიტეტის ბეჭედი, თარიღი ციფ­რობრივი წესით, სადაც რიგითობის მიხედვით აღინიშნება კალენდარული წელი, თვის რიცხვი და თვე, სარეგისტრაციო ნომერი, რომელიც მოიცავს კალენდარული წლის განმავლობაში დადებულ ხელშეკრულებათა რიგითობას, ხელშეკრულების მეორე მხარის ვინაობას, ხელშეკრულების საგანს.

5.3. ხელშეკრულებები ხელშეკრულების საგნის მიხედვით, სარეგისტრაციო ნომრის რიგითობის შესა­ბამისად თავსდება ამისთვის განკუთვნილ ჟურნალში.

 

მუხლი 16.  წერილი

1. ზემდგომ, დაქვემდებარებულ და სხვა დაწესებულებებთან, ცალკეულ   მოქალაქეებთან ოპერატიული კავში­რის განხორციელებისას უნივერსიტეტს თავისი კომპეტენციის ფარგლებში შეუძლია დააგ­ზავ­ნოს წერილები. როგორც წესი, წერილები დგება იმ შემთხვევაში, როდესაც შეუძლებელია ან გაძნელე­ბულია ინფორმაციის გაცვლის უდოკუმენტო საშუალება: ზეპირი განმარტებები, მითითებები.

2. განკარგულებითი დოკუმენტების ტექსტების ანალოგიურად წერილების    ტექსტებიც, როგორც წესი, შედგება ორი ნაწილისაგან: პირველ ნაწილში მიეთითება წერილის შედგენის საფუძველი ან მიზეზები, მეორეში გადმოიცემა წინადადებები, მოსაზრებები, დასკვნები, თხოვნა.

3. წერილის პროექტს ამზადებს პროექტის წარდგენის უფლების მქონე უნივერსიტეტის სტრუქტუ­რული ქვედანაყოფები და თანამშრომლები;

4. წერილებს შეიმუშავებენ ხელმძღვანელის დავალებით ან  საკუთარი ინიციატივით. ამასთან წერილის პროექტს ამზადებს წერილის შინაარსიდან  გამომდინარე შესაბამისი სფეროს კურატორი სამსახურები ან თანამშრომლები;

5. წერილის პროექტის პირველ ფურცელზე ზედა მარჯვენა კუთხეში ეწერება სიტყვა "პროექტი";

6. წერილის პროექტი კანცელარიის მიერ გადაეცემა შესაბამის ხელმძღვანელ პირს ხელმოსაწერად; ხელმძღვანელი პირის ხელმოწერის შემდეგ კანცელარიის მიერ წერილი გადაიტანება შესაბამის ტიტულიან ფურცელზე და ხელმოსაწერად წარედგინება ხელმძღვანელ პირს;

7. ხელმძღვანელი პირის მიერ წერილის ხელმოწერის შემდეგ კანცელარია უზრუნველყოფს მის რე­გისტრაციას და გაგზავნას;

8. წერილის გაფორმებაზე პასუხისმგებელია კანცელარია;

9. წერილები რეგისტრირდება გასული კორესპონდენციების ჟურნალში;

თავი V. გასაგზავნი და შემოსული კორესპონდენცია

მუხლი 17.  დოკუმენტზე მუშაობის ორგანიზაცია

დოკუმენტებზე მუშაობის ორგანიზაცია მოიცავს რაციონალური დოკუმენტბრუნვის ორგანიზაციას, დო­კუმენტების საინფორმაციო-საძიებო სისტემების შექმნასა და დოკუმენტების შესრულების კონტ­როლს, დო­კუმენტების მომზადებას საუწყებო არქივში გადასაცემად.

 

მუხლი 18.  გასული კორესპონდენცი

1. კანცელარიაში რეგისტრირდება გასული კორესპონდენცია: წერილები/მიმართვები სხვადასხვა უწყე­ბაზე, გაცემული ცნობები, რეკომენდაციები და სხვ.;

2. გასული კორესპონდენციის რეგისტრირებისას მიუთითებენ თარიღს - გაგზავნის დღეს.

3. კანცელარიის (საქმისმწარმოებლის) მიერ ხელმძღვანელ პირებთან ან შემსრულებლებთან გა­დაგ­ზავ­ნამდე, წინასწარ გადაისინჯება ყველა დოკუმენტი;

4. გასული კორესპონდენციები რეგისტრირდება სპეციალურად დამტკიცებულ ჟურნალში;

5. გასული კორესპონდენციების სარეგისტრაციო ჟურნალში ფიქსირდება:

  • კორესპონდენციის რეგისტრაციის ნომერი, რეგისტრაციის თარიღი;
  • კორესპონდენციის მოკლე შინაარსი;
  • ადრესატი ორგანიზაციის დასახელება;

6. ინფორმაციული ხასიათის მქონე დოკუმენტი (გასული კორესპონდენცია) ადრესატებს გაეგზავნებათ პასუხის მოთხოვნის გარეშე;

7. გასული წერილების/მიმართვების (კორესპონდენციის) რეგისტრაციისას სარეგისტრაციო ჟურნალ­ში პირ­ვე­ლად ინდექსად გამოიყენება მიმდინარე წლის ბოლო ორი ციფრი, ტირე (-) და დოკუმენტის რი­გი­თობის შესაბამისი რიცხვი.

 

მუხლი 19.  შემოსული კორესპონდენცი

1. კორესპონდენცია რეგისტრირდება მიღების დღესვე. არასამუშაო საათებში შემოსული კორესპონ­დენცია ჟურნალში რეგისტრირდება არასამუშაო დღის მომდევნო პირველ სამუშაო დღეს.

2. კანცელარიაში შემოსული დოკუმენტების რეგისტრაციისას დოკუმენტის მარჯვენა ქვედა კუთხეში დაესმის უნივერსიტეტის სარეგისტრაციო შტამპი, რომელშიც იწერება სარეგისტრაციო ნომერი და თარიღი.

3. კანცლერს/რექტორს განსახილველად გადაეცემა დოკუმენტები, რომლებიც მიღებულია ზემდგომი დაწე­სე­ბუ­ლებებიდან, შეიცავენ ინფორმაციას დაწესებულების საქმიანობის პრინციპულ საკით­ხებზე და რო­მელთა შესრულება მოითხოვს კანცლერის/რექტორის გადაწყვეტილებას, ასევე დოკუმენტებს, რომ­ლებიც უშუა­ლოდ მას ეგზავნება. დანარჩენ დოკუმენტებს კანცელარია არსებული წესით გა­დაუგზავნის  შემს­რულებელს;

4. კანცელარიაში რეგისტრირდება შემოსული კორესპონდენცია:

  • ზემდგომი: საქართველოს განათლების და მეცნიერების სამინისტროდან და მისი საქვეუწყებო დაწესებულებებიდან შემოსული ნორმატიული აქტები: ბრძანებები, განკარგულებები, დადგენილებები და გადაწყვეტილებები, თათბირის ოქმები, მი­მართვები და დავალებები;
  • მიმართვები: სახელმწიფო დაწესებულებების და იურიდიული პირების მიმართვები, საქმიანი წერილები, უნივერსიტეტის თანამშრომლების მოხსენებითი და სამსახურებრივი ბარათები, რეკო­მენდაციები,  საქმიანი წინადადებები;
  • სტუდენტთა და მოქალაქეთა განცხადებები – სტუდენტთა და მოქალაქეთა მიერ შემოტანილი განცხადებები, წერილები;

5. შემოსული წერილები/მიმართვები  ავტორის გათვალისწინებით რეგისტრირდება სპეციალურად დამტკიცებულ ჟურნალებში:

  •  შემოსული შიდა კორესპონდენცია - უნივერსიტეტის თანამშრომლების მიერ წარმოდგენილი განცხადება, მოხსენებითი ბარათი, მიმართვა, საჩივარი და ა.შ. რეგისტრირდება ინდექსით „03“.
  • შემოსული გარე კორესპონდენცია - სახელმწიფო და კერძო დაწესებულებების, სტუდენტთა და გარე პირთა განცხადებები, წერილები, მიმართვები და ა.შ. რეგისტრირდება ინდექსით „04“.

6. შემოსული დოკუმენტების სარეგისტრაციო ჟურნალში ფიქსირდება:       

  • რეგისტრაციის ნომერი, შემოსვლის თარიღი;
  • შემოსული დოკუმენტის ნომერი,  დოკუმენტის გამოგზავნის თარიღი;
  • დოკუმენტის ავტორ-დაწესებულების დასახელება;
  • დოკუმენტის მოკლე შინაარსი, რომელიც ზუსტად უნდა გადმოცემდეს ტექსტის აზრს;
  • დოკუმენტის შესრულების შესახებ ინფორმაცია.

7. შემოსულ კორესპონდენციაზე კანცლერის/რექტორის მიერ რეზოლუციის დადების შემდგომ შემსრულებელი ვალდებულია:

  • მოახდინოს შესაბამისი რეაგირება რეზოლუციაში მითითებული დავალების შესაბამისად;
  • თუ დოკუმენტი ითვალისწინებს კონკრეტული დავალების შესრულებას, დავალების შეს­რულების შემდეგ დოკუმენტზე მარცხენა ქვედა კუთხეში  წერილობით მოამზადოს ჩანაწერი დავალების შეს­რულების შედეგების შესახებ (მაგ: „გაიგზავნა პასუხი ... რიცხვი”,  „გათვალის­წინებული იქნა  ... მოხსენებაში (ან სხვა დოკუმენტში”,  „გამოიცა ბრძანება”) და წარუდგინოს რეზოლუციის ავტორს;     
  • დავალების შესრულების მიმდინარეობაზე მომზადებულ საპასუხო დოკუმენტში მიუთითოს იმ დოკუმენტის ნომერი და თარიღი, რომლის საფუძველზეც მზადდება აღნიშნული დოკუმენტი;                                                   
  • დოკუმენტის სამუშაოდ დატოვების შემთხვევაში დაიტოვოს დოკუმენტის ასლი, ხოლო დედანი რეზოლუციის ავტორის ვიზირების შემდეგ ჩაიდება საქმეში;
  • დოკუმენტის საქმეში ჩადება წარმოებს რეზოლუციის ავტორის თანხმობით.
  •  გაცნობის შემდეგ დოკუმენტს აბრუნებს წარწერით “გავეცანი”, რასაც ადასტურებს ხელის მოწერით და თარიღის მითითებით, საჭიროების შემთხვევაში იღებს ასლს და იტოვებს სამუშაოდ;
  • ინფორმაციული ხასიათის გამოგზავნილი დოკუმენტები შემსრულებლის მიერ გაცნობის შემდეგ ჩაი­დება საქმეში არსებული წესით.

 

თავი VI. მომზადებულ კორესპონდენციაზე რეზოლუციის დადება
და
დავალებების შესრულების კონტროლი

მუხლი 20.  მომზადებულ კორესპონდენციაზე რეზოლუციის დადება

1. რეზოლუცია შესაძლოა იყოს ორი სახის: განკარგულებითი და საინფორმაციო

  • განკარგულებითი რეზოლუცი მკაფიოდ უნდა გამოხატავდეს დავალების შინაარს, შესრულების ვადებსა და შემსრულებელს;
  • საინფორმაციო რეზოლუციაში მიეთითება ის პირები, რომელთათვის მიზანშეწონილია დო­კუმენტის ინფორმაციის სახით მიწოდება;

2. თუ რეზოლუციის ავტორის დავალება გაიცემა რამდენიმე ქვედანაყოფზე ან თანამშრომელზე, შეს­რულების კოორდინაციას ახორციელებს ის პირი, ვინც დავალებაში მითითებულია პირველი;

3. თანამშრომელი დოკუმენტს გაცნობის შემდეგ აბრუნებს წარწერით “გავეცანი”, რასაც ადასტურებს ხელის მოწერით და თარიღის მითითებით, საჭიროების შემთხვევაში იღებს ასლს და იტოვებს სა­მუშაოდ;

4. დოკუმენტის სამსახურში (ქვედანაყოფში) მოძრაობისას, შესრულების ვადად ითვლება პირ­ველადი რეზოლუციით განსაზღვრული ვადა;

5. რეზოლუციადადებულ დოკუმენტებზე კანცელარიას შეაქვს შესაბამისი ცვლილებები სარეგისტრაციო ჟურნალში, ხოლო დოკუმენტები შემდგომი დამუშავებისა და წინადადებებისათვის მის მიერ ეგზავ­ნებათ შესაბამის შემსრულებლებს.

 

მუხლი 21.  დოკუმენტებით განსაზღვრული დავალებების შესრულების კონტროლის ორგანიზება

დოკუმენტებით განსაზღვრული დავალებების შესრულების კონტროლის ორგანიზება გულისხმობს ამ დავალებების მთლიანად და დადგენილ ვადებში შესრულების კონტროლს, შესრულების მიმდინარეობისა და შედეგების აღრიცხვა - ანალიზს, ხელმძღვანელობისათვის დავალებათა შესრულების შესახებ ინფორ­მაციის და რეგულარულ მიწოდებას და მათი მითითებით კონტროლიდან დოკუმენტების მოხსნას.  

 

 

თავი VII. წლის განმავლობაში წარმოებული დოკუმენტაციის

მართვა

მუხლი 22. დოკუმენტების აღრიცხვა

1. კალენდარული წლის დასრულების შემდეგ ხდება მთელი წლის განმავლობაში წარმოებული დოკუმენტაციის აღრიცხვა, სარეგისტრაციო ჟურნალების დახურვა, დოკუმენტაციის აკინძვა და განთავსება.

2. წლის განმავლობაში წარმოებული დოკუმენტაციის აღწერა და აკინძვა ხდება ცალ-ცალკე.

3. დოკუმენტაციის აღრიცხვის დროს ხდება დოკუმენტებისა და სარეგისტრაციო ჟურნალის ჩანაწერების შედარება.

4. დოკუმენტაციის აკინძვა ხდება დადგენილი სტანდარტით:

  • დოკუმენტაცია აიკინძება ტომებად;
  • ერთ ტომში შეიძლება იყოს არაუმეტეს 250 ფურცლისა;
  • აკინძულ დოკუმენტაციას წინა და უკანა მხარეს აქვს მუყაოს მყარი ფურცელი;
  • ფურცლების რაოდენობა ინომრება მარჯვენა ზედა კუთხეში;
  • ფურცლები აიკინძება 4 წერტილზე და იკვრება ზონარით;
  • ზონარის შეკვრის ადგილზე დაეკვრება წებოვანი ფურცელი, სადაც მიეთითება ფურცლების რაოდენობა, პასუხისმგებელი პირის ხელმოწერა და ბეჭედი;
  • აკინძულ ტომს წინა გვერდზე დაეკვრება წარწერა აკინძული დოკუმენტაციის სახეობის, წარმოების წლის (საჭიროების შემთხვევაში პერიოდის მითითებით), ტომის რიგითობის შესახებ.

5. წლის განმავლობაში წარმოებული აკინძული დოკუმენტაცია ინახება ერთად, დოკუმენტის სახეობისა და პერიოდიკის მიმდევრობის დაცვით.

თავი VIII. დასკვნითი დებულებები

მუხლი 23. გარდამავალი და დასკვნითი დებულებები

1. წინამდებარე ინსტრუქცია მტკიცდება კანცლერის ბრძანებით.

2. ინსტრუქცია ძალაში შედის დამტკიცების მომდევნო სამუშაო დღეს.

3. საქმის წარმოების ინსტრუქციის წესების შესრულება სავალდებულოა უნივერსიტეტის ყველა თანამშრომლისათის.

4. უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულები და უნივერსიტეტის პერსონალი მოქმე­დებენ წინამდე­ბარე ინსტრუქციის საფუძველზე და ვალდებულნი არიან დაიცვან შესაბამისი წესები.

5. საქმის წარმოების ინსტრუქციაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა ხდება უნივერსიტეტის კანცლერის ბრძანებით.

6. უნივერსიტეტის თანამშრომლები ვალდებულნი არიან გაეცნონ წინამდებარე ინსტრუქციას, ხოლო ადმი­ნისტ­რაცია ვალდებულია ნებისმიერ დროს მისცეს თანამშრომლებს მისი გაცნობის შესაძლებ­ლობა.

7. წინამდებარე დებულების მუხლებს წანამძღვრებული აქვს სათაურები შინაგანაწესის ტექსტით სარგებლობის გასაადვილებლად და ეს სათაურები არ მიიჩნევა ამ შინაგანაწესის რომელიმე მუხლის განმსაზღვ­რელად, შემცვლელად ან განმმარტებლად;

8. წინამდებარე ინსტრუქცია ძალას კარგავს ახალი ინსტრუქციის დამტკიცების  შემთხვევაში.

9 აღნიშნული ინსტრუქციის დამტკიცებით ძალას კარგავს 2012 წლის 6 აგვისტოს დირექტორის #01-41 ბრძანებით დამტკიცებული საქმის წარმოების დებულება და საქმის წარმოების ინსტრუქცია.

 
 
მისამართი: 0141, თბილისი, გლდანი-ნაძლადევის რაიონი, სანზონა, ჩარგლის ქუჩა N73;
 
ტელეფონი: (+995 32) 261 12 98;
(+995 32) 294 59 92;
 
ელ.ფოსტა: ciu@ciu.edu.ge
 
მეტრო: "ღრმაღელე";
ავტობუსი N: 17, 60, 94, 95;
მიკროავტობუსი N: 31, 49, 61,135, 171, 197.
 
მისამართი: თბილისი, ნაძალადევის რაიონი, ურეკის ქუჩა N 2;
 
ტელეფონი: (+995 32) 210 52 03;
(+995 32) 230 86 41
 
ელ.ფოსტა: ciu@ciu.edu.ge
 
მეტრო: "გურამიშვილი", "სარაჯიშვილი";
ავტობუსი N: 17, 60, 94, 95;
მიკროავტობუსი N: 49, 60, 91, 135, 171, 197;
ურეკის ქუჩიდან ავტობუსი N: 21, 62;
ურეკის ქუჩიდან მიკროავტობუსი N: 126;