Top
კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტი
არქივის წარმოების დებულება

იხილეთ დოკუმენტის pdf-ვერსია

დანართი #1

დამტკიცებულია კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტის

დირექტორის 2014 წლის 4 აგვისტოს #01-83  ბრძანებით

 

კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტის

არქივის წარმოების დებულება

თავი I. ზოგადი დებულებანი

მუხლი 1. ზოგადი დებულებანი

1. კავკასიის საერთაშორისო უნივერსიტეტის (შემდგომში ,,უნივერსიტეტი”) არქივი არის უნივერსიტეტის პერსონალისა და საქმისწარმოების დეპარტამენტის (შემდგომში „კანცელარია“) სტრუქტურული ქვედანაყოფი, რომელიც თავის საქმიანობას წარმართავს საქართველოს კონს­ტიტუციის, ,,უმაღლესი განათლების შესახებ” საქართველოს კანონის, საქართველოს მოქმედი კანონმდებ­ლო­ბის, ,,საქმის წარმოების ინსტრუქციის”, უნივერსიტეტის დებულების და ამ დებულების   შესა­ბამისად.

2. არქივის დებულება განსაზღვრავს უნივერსიტეტში დაცული დოკუმენტაციის შენახვის წესს, ვადებს, განადგურების პროცედურას, არქივის ფუნქციებსა და საქმიანობის ძირითად მიმართულებებს.

 

თავი II. დოკუმენტაციის კლასიფიკაცია და შენახვის წესი

 

მუხლი 2. შესანახი დოკუმენტაცია

1. უნივერსიტეტში წარმოებული დოკუმენტაცია იყოფა მუდმივ და დროებით შესანახ დოკუმენტაციად.

2. უნივერსიტეტის მუდმივ შესანახ დოკუმენტაციას წარმოადგენს უნივერსიტეტის მმართველობითი ორგანოს მიერ მიღებული გადაწყვეტილებები (ბრძანება, ოქმი, გადაწყვეტილება), შემოსული და გასული კორესპონდენციები, ბრძანებებისა და კორესპონდენციების აღრიცხვის ჟურნალები, სტუდენტთა პირადი საქმეები, უწყისები, ჟურნალები, თანამშრომელთა პირადი საქმეები, დიპლომისა და დანართის ასლები და მათი გაცემის ჟურნალი, სამაგისტრო და სადოქტორო ნაშრომები, ინვენტარის ფლობის დოკუმენტაცია, ხელშეკრულებები.

3. დროებით შესანახ დოკუმენტაციას განეკუთვნება სტუდენტთა შუალედური და საბოლოო წერილობითი ნაშრომები, საგამოცდო ნამუშევრები, რეფერატები, საბაკალავრო ნაშრომები და ა.შ.

 

მუხლი 3. უნივერსიტეტში საბუთების შენახვა

1. მუდმივად შესანახი დოკუმენტები (მათ შორის ბუღალტრული აღრიცხვის დოკუმენტები) სამი წლის განმავლობაში რჩება შესაბამის სამსახურებში, სტრუქტურულ ერთეულებში, ხოლო შემდეგ ბარდება დაწესებულების არქივის შენახვაზე პასუხისმგებელ ორგანოს.

2. დოკუმენტების მომზადება არქივში ჩასაბარებლად მოიცავს დოკუმენტების ექსპერტიზას, აღწერას, დოკუმენტების გასანადგურებლად გამოყოფის აქტების შედგენას.

3. დროებით შესანახი დოკუმენტები, როგორც წესი, დაცულია შესაბამის სამსახურებში, სტრუქტურულ ერთეულებში და შენახვის ვადის გასვლის შემდეგ უნდა განადგურდეს.

 

მუხლი 4. შენახვის ვადები

1. მუდმივ შენახვას დაქვემდებარებული დოკუმენტაცია ინახება სამუდამოდ და არ ექვემდებარება განადგურებას.

2. დროებით შენახვას დაქვემდებარებული დოკუმენტაცია ინახება 6 თვის ვადით. სემესტრის განმავლობაში წარმოებული დროებით შენახვას დაქვემდებარებული დოკუმენტაცია განადგურდება მომდევნო სემესტრის დასრულების შემდეგ.

3. ფინანსური დოკუმენტაცია, რომლის მუდმივი შენახვა არ არის მნიშვნელოვანი უნივერსიტეტის საქმიანობისათვის, შეიძლება განადგურდეს იმ დროისათვის არსებული საგადასახადო კოდექსით დადგენილი საფინანსო ხანდაზმულობის ვადის გასვლის შემდეგ.

4.   მუდმივ შენახვას დაქვემდებარებული დოკუმენტაცია 3 წლის განმავლობაში ინახება შესაბამის სტრუქტურულ ერთეულში. 3 წლის გასვლის შემდეგ, დოკუმენტაცია შესანახად გადაეცემა არქივს, თუ თავისი ყოველდღიური საჭიროებიდან გამომდინარე საჭირო არ არის მისი ადგილზე ყოფნა.

 

თავი III. არქივის საქმიანობა

მუხლი 5. არქივის ამოცანები

1. დოკუმენტების დახარისხება;

2. არქივში დაცული დოკუმენტების აღრიცხვა, დაცვის უზრუნველყოფა, გამოყენება;

3. ,,საქმის წარმოების ერთიანი წესების” მოთხოვნათა შესაბამისად, უნივერსიტეტის სტრუქ­ტუ­რული დანაყოფების საქმის წარმოებაში დოკუმენტის ორგანიზაციისადმი კონტროლის განხორ­ციელება.

 

მუხლი 6. არქივის ფუნქციები

არქივი ახორციელებს შემდეგ ფუნქციებს:

ა) დადგენილი წესით დამტკიცებული განრიგის მიხედვით უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვე­დანაყოფებიდან საქმისწარმოების დამთავრების შემდეგ იღებს მოწეს­რიგებულ დოკუმენტებს.

ბ) არქივში დაცულ საქმეებსა და დოკუმენტებზე ქმნის, აუმჯობესებს და ავსებს საცნობარო აპარა­ტის აღწერებს, კატალოგებს.

გ) ორგანიზებას უწევს დოკუმენტების გამოყენებას;

დ) დავალების საფუძველზე ახორციელებს დოკუმენტების გამოვლენას;

ე) დადგენილი წესით გასცემს საქმეებს და დოკუმენტების ასლებს დაინტერესებულ ორგა­ნი­ზაციებზე, სამსახურებრივი და სამეცნიერო გამოყენების მიზნით;

ვ) ასრულებს დაწესებულებების შეკითხვებს და მოქალაქეთა სამუშაოს სტაჟის დადგენისა და სხვა სოციალურ-უფლებრივი ხასიათის განცხადებებს. არსებული წესის დაცვით გასცემს დოკუმენტე­ბის ასლებს და საარქივო ცნობებს, კონსულტაციას უწევს დაწესებულებებსა და ცალკეულ პირებს.

ზ) ატარებს არქივში დაცული დოკუმენტების იმ საქმეთა აღწერებს, რომლებიც ექვემდებარებიან შე­ნახვას და გასანადგურებლად გამოყოფილი საქმეების აქტებს, მათი შენახვის ვადების გასვ­ლასთან დაკავშირებით;

თ) დოკუმენტების მიღება-ჩაბარება უნივერსიტეტის სტრუქტურული ქვედანაყოფებიდან;

ი) კოორდინაციას უწევს სტრუქტურული ერთეულების მიერ დროებით შენახვას დაქვემდებარებული დოკუმენტაციის აღწერასა და განადგურებას.

 

მუხლი 7. დოკუმენტების განადგურება

1. დოკუმენტაციის განადგურება მოიცავს დოკუმენტების აღწერას, აქტის შედგენასა და განადგურებას.

2. აღწერის დროს კეთდება აღნიშვნა თუ რა სახის ინფორმაციის შემცველი, რომელი პერიოდისა და რა რაოდენობის დოკუმენტაცია ნადგურდება.

3. დროებით შენახვას დაქვემდებარებული დოკუმენტაციის განადგურების დროს შესაბამისი სტრუქტურული ერთეულის ხელმძღვანელი გამოყოფს ერთ პირს, რომელიც არქივის უფროსთან ერთად დოკუმენტაციის განადგურებისთვის დადგენილ ყველა პროცედურის დაცვით ახორციელებს განადგურებას.

4. აღწერის შედეგები აღიწერება აქტში, რომელსაც ხელს აწერს სტრუქტუტული ერთეულის წარმომადგენელი და არქივის ხელმძღვანელი.

5. დოკუმენტაციის განადგურების აქტი ინახება არქივში.

 

მუხლი 8. სტრუქტურა

1. უნივერსიტეტის არქივს ხელმძღვანელობს პერსონალის მართვისა და საქმისწარმოების დეპარტამენტის (კანცელარიის) უფროსი.

2. საჭიროების შემთხვევაში, შესაძლოა დაინიშნოს არქივის წარმოების სპეციალისტი, რომელსაც ნიშნავს და თანამდებობიდან ათავისუფ­ლებს უნივერსიტეტის კანცლერი;

3. არქივის უფროსი ანგარიშვალდებულია უნივერსიტეტის კანცლერისა და რექტორის  წინაშე.

 

თავი IV. დასკვნითი დებულებები

 

1. წინამდებარე დებულების დამტკიცების შესახებ კანცლერის მიერ გამოიცემა სათანადო ბრძანება;

2. დებულება ძალაში შედის დამტკიცების მომდევნო სამუშაო დღეს;

3. უნივერსიტეტის სტრუქტურული ერთეულები და უნივერსიტეტის პერსონალი მოქმე­დებენ წინამდე­ბარე დებულების საფუძველზე და ვალდებულნი არიან დაიცვან შესაბამისი წესები;

4. არქივის დებულებაში ცვლილებებისა და დამატებების შეტანა ხდება უნივერსიტეტის კანცლერის ბრძანებით.

5. უნივერსიტეტის თანამშრომლები ვალდებულნი არიან გაეცნონ წინამდებარე დებულებას, ხოლო ად­მი­ნისტ­რაცია ვალდებულია ნებისმიერ დროს მისცეს თანამშრომლებს მისი გაცნობის შესაძლებ­ლობა;

6. წინამდებარე დებულება ძალას კარგავს ახალი დებულების დამტკიცების  შემთხვევაში.

 

 

 
 
მისამართი: 0141, თბილისი, გლდანი-ნაძლადევის რაიონი, სანზონა, ჩარგლის ქუჩა N73;
 
ტელეფონი: (+995 32) 261 12 98;
(+995 32) 294 59 92;
 
ელ.ფოსტა: ciu@ciu.edu.ge
 
მეტრო: "ღრმაღელე";
ავტობუსი N: 17, 60, 94, 95;
მიკროავტობუსი N: 31, 49, 61,135, 171, 197.
 
მისამართი: თბილისი, ნაძალადევის რაიონი, ურეკის ქუჩა N 2;
 
ტელეფონი: (+995 32) 210 52 03;
(+995 32) 230 86 41
 
ელ.ფოსტა: ciu@ciu.edu.ge
 
მეტრო: "გურამიშვილი", "სარაჯიშვილი";
ავტობუსი N: 17, 60, 94, 95;
მიკროავტობუსი N: 49, 60, 91, 135, 171, 197;
ურეკის ქუჩიდან ავტობუსი N: 21, 62;
ურეკის ქუჩიდან მიკროავტობუსი N: 126;